Het is zondagavond, je zit op de bank. Er is eindelijk stilte in huis, na deze lange week. Toch staat jouw hoofd niet stil. Olivier heeft zich net ziekgemeld. Hij is de brandjesblusser en alleskunner.
Je opent je laptop en kijkt in Excel, hier kijk je wie er morgen beschikbaar is om de dienst van Olivier over te nemen. Vervolgens stuur je een aantal appjes naar mensen waarvan je eigenlijk niet weet of ze kunnen. Er gaat een nachtje overheen zonder reactie, en je klapt de laptop dicht, het is al laat.
De volgende morgen check je je WhatsApp, hopend dat er een reactie is van een collega. Toch blijft die reactie weg. Iedereen ligt nog te slapen. Dat wordt vanavond weer tot laat invallen.
Elke week gebeurt er wel iets, de ene week is het een gebrek aan inzicht in beschikbaarheid, ofwel een collega die niet komt opdagen omdat er nog oude versies van het werkrooster rondgaan. Dit kost je uren waar je eigenlijk niet op zit te wachten, maar ook de rust in je hoofd op de zondagavond.
Olivier, of je andere collega's zijn hier niet het probleem. Het probleem is dat Excel niet een roosterprogramma is. Het laat niet in één oogopslag zien wie er beschikbaar is, dus moet je maar gaan raden en appen. Hierna volgt een tijd dat je moet wachten tot je een reactie krijgt, en je de dienst eindelijk kan vullen.
Gelukkig kan dat anders, niet door meer te appen, maar door gelijk te zien wie er kan in een overzicht. In Expedit geven medewerkers vooraf de beschikbaarheid door. Valt Olivier uit, dan open je niet een chaotische groepsapp, maar open je je overzicht en kan je een medewerker toevoegen aan een dienst die die avond al als beschikbaar heeft opgegeven. Zo vraag je iemand waarvan je weet dat die kan, in plaats van de hele groepsapp te appen en afwachten. De onzekerheid of je een ja krijgt in de groepsapp, dat kost energie. Dat is het verschil dat je bereikt, niet minder wisselingen op de werkvloer, maar minder giswerk in je vrije tijd.